Konzeption und Durchführung der LFK-Medienpreisverleihung 2022

Aufruf zur Teilnahme am Vergabeverfahren

Personen, die die Hände zwecks Wortmeldung in die Luft heben

Die Leistungen werden aufgrund der nach Nr. 5.5 der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung Baden-Württemberg über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung) vom 24.07.2018 anwendbaren Unterschwellenvergabeordnung, im Rahmen einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gem. § 12 Abs. 1, § 10 Abs. 1 und 2 sowie § 8 Abs. 4. Nr. 1 UVgO vergeben.

Vergabestelle

Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK)
Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Präsidenten Dr. Wolfgang Kreißig

Reinsburgstraße 27
70178 Stuttgart
Telefon: 0711 66991-0
Fax: 0711 66991-11

Objekt

„Konzeption und Durchführung der LFK-Medienpreisverleihung 2022“ in Stuttgart. Voraussichtlicher Termin: 9. oder 16.05.2022

Mit dem seit 1990 vergebenen LFK-Medienpreis werden Hörfunk- und Fernsehbeiträge privater Radio- und Fernsehveranstalter in Baden-Württemberg prämiert. An der festlichen Abendveranstaltung nehmen etwa 1.000 Gäste teil (nähere Informationen zum Medienpreis unter www.lfk-medienpreis.de und www.facebook.com/LFK.Medienpreis).

Leistungen

  • Konzeption und Durchführung der Veranstaltung (inkl. Projekt- und Teilnehmermanagement)
  • Grafiklinie für die Veranstaltung (Vorankündigungskarte, Einladungskarte, sonstige eventbegleitende Kommunikationsmittel und Merchandise)
  • AV-Bühnen-Präsentation der Jury, der Nominierten und Preisträgerinnen sowie Preisträger
  • Bühnenbild
  • Rahmenprogramm für die gesamte Abendveranstaltung
  • Vorschlag für eine Moderatorin oder einen Moderator (mit Angaben zum anfallenden Honorar; nicht Teil des unten genannten Kostenrahmens)
  • Vorschläge für Veranstaltungsort und Bewirtung mit Kostenkalkulation und Klärung der Vertragsbedingungen (nicht Teil des unten genannten Kostenrahmens)

Der Auftraggeber schätzt den Auftragswert für die oben beschriebenen Leistungen auf ca. 100.000 bis 120.000 Euro netto.

Vergabeverfahren

Am Auftrag interessierte Unternehmen werden gebeten, einen Teilnahmeantrag bei der Landesanstalt
für Kommunikation (LFK) Baden-Württemberg einzureichen.

Der Teilnahmeantrag muss mindestens folgende Unterlagen und Erklärungen umfassen:

  • Erklärung der Bereitschaft, an dem vorgesehenen Auswahlprozess mit den unten genannten Terminen und Konditionen teilzunehmen
  • Unternehmensbeschreibung des Bewerbers
  • Referenzen vergleichbarer Projekte:
    Es sind mindestens fünf Referenzen über Preisverleihungen oder vergleichbare Veranstaltungen erforderlich. Die Referenzen müssen die genaue Bezeichnung des Auftraggebers (Firmen- oder Behördenbezeichnung und Adresse) unter Angabe eines auskunftsbereiten Mitarbeiters des Auftraggebers (Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse) enthalten
  • Namentliche Benennung der für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, jeweils mit Angaben zu Qualifikation, Erfahrung und Nennung von Projekten
  • Angabe der Nachunternehmen, mit dem der Bewerber im Falle seiner Beauftragung zusammenarbeiten wird, unter Angabe der Leistungen, die von diesen ausgeführt werden sollen
  • Erklärung, dass keiner der unter §§ 123 und 124 GWB genannten Ausschlussgründe vorliegt
  • Bewerbergemeinschaften müssen einen Ansprechpartner benennen, der befugt ist, sie während des gesamten Vergabeverfahrens und gegebenenfalls der Durchführung des Auftrags rechtsverbindlich zu vertreten.

Die Teilnahmeanträge müssen bis spätestens Dienstag, 17.08.2021, 12.00 Uhr, bei der Landesanstalt für Kommunikation (LFK) Baden-Württemberg, Reinsburgstraße 27, 70178 Stuttgart eingereicht werden. Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt.

Form der Einreichung

1. Per Post:
Die Teilnahmeanträge müssen schriftlich in zweifacher Ausfertigung (Original und kopierfähige Mehrfertigung sowie elektronisch auf einer beigefügten CD oder einem USB-Stick) in einem verschlossenen Umschlag mit der aufgebrachten Aufschrift: „Stichwort Medienpreis – bitte nicht öffnen – Weiterleitung an S. Kurz“ - eingereicht werden.

2. Online:
Alternativ können die Teilnahmeanträge auch komplett digital per E-Mail eingereicht werden, an die Adresse: medienpreis-ausschreibung(at)lfk.de.

Bitte beachten Sie, dass dieses E-Mail-Postfach erst am 17.08.2021 um 12:00 Uhr geleert wird und daher ausschließlich für die Einreichung der Teilnahmeanträge geeignet ist.

Die Unterlagen mit den detaillierten Leistungsanforderungen und Teilnahmebedingungen können hier https://share.lfk.de/d/ea58e62ca7c44cacab09/ eingesehen werden:

Die Vergabestelle beabsichtigt, Bewerber mit vollständigen Teilnahmeanträgen zur Abgabe eines Angebots aufzufordern und mit ihnen Verhandlungsgespräche zu führen. Sofern mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge eingehen, wird die Vergabestelle aus diesen, anhand der Eignungskriterien Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, die drei am besten zur Ausführung des Auftrags geeigneten Bewerber auswählen und zur Abgabe eines Angebots bis Montag, 27.09.2021 auffordern. Die zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber erhalten sodann die Vergabeunterlagen. Die nicht zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber werden von der Vergabestelle darüber informiert.

Rückfragen/ Vertraulichkeit

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Sarah Kurz von der LFK gerne zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Fragen zur Abgabe der Teilnahmeanträge spätestens bis zum 11.08.2021, 12:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an: Frau Sarah Kurz (s.kurz(at)lfk.de). Alle eingereichten Fragen werden mit Antworten am 13.08.2021 per E-Mail an alle beteiligten Bewerber zurückgeschickt.

Alle Angaben, die in den Ausschreibungsunterlagen vom Auftraggeber gemacht werden, sind vertraulich zu behandeln. Jeder Anbieter hat über die ihm bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten des Auftraggebers – auch nach Beendigung des Auswahlverfahrens – Verschwiegenheit zu bewahren. Hierzu sind auch die mit der Sache befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verpflichten.

Fragen zur Abgabe der Teilnahmeanträge

Der Teilnahmeantrag kann formlos erfolgen, muss jedoch alle mit der öffentlichen Bekanntmachung angeforderten Informationen enthalten.

Die Kosten im Leistungsverzeichnis unter Punkt 8 und 11 gehören nicht zum Agenturhonorar in Höhe von 100.000 – 120.000 €, sondern werden separat von der LFK beglichen.

 

Bitte erstellen Sie ein Konzept für die Veranstaltung, das auf Grundlage der 3-G-Regel beruht und daher - außer beim Einlass - kein Tragen von Masken oder die Einhaltung von Abstandsregeln erfordert. Sollte diese Umsetzung im Mai 2022 nicht möglich sein, dann soll die Preisverleihung an einem Ausweichtermin Anfang Juli 2022 stattfinden.

Kontakt

Sarah Kurz
Landesanstalt für Kommunikation
Veranstaltungs- und Kommunikationsmanagement
Tel.: 0711 66991-14
E-Mail: s.kurz(at)lfk.de