1. Wie ausführlich und detailliert soll das Konzept sein?
In den Vertrags- und Vergabeunterlagen (Seite 23-25) insbesondere unter a) Konzeptbeschreibung im Hinblick Projektmethodik/Projektabwicklung, Anforderungen und Erwartungen sind die erforderlichen Punkte zum einzureichenden groben Veranstaltungskonzepts aufgeführt:
- mögliche Ideen zur Förderung von Vernetzung und Austausch der Teilnehmenden im Rahmen der Veranstaltung
- ein mögliches Rahmenprogramm inkl. Cateringkonzept
- beispielhafte Bühnengestaltung und Bühnenshow bezogen auf die vorzuschlagenden Veranstaltungsorte
- möglicher Ablauf und Dramaturgie der Preisverleihung (bspw. Vorstellung der Jury, Nominierten, Preisträgerinnen und Preisträger)
- mögliches Kommunikationskonzept zur Bewerbung des Events
Abschließend wird auf die maximale Seitenzahl der einzureichenden Unterlagen verwiesen: max. 25 Seiten (DIN A4, Schriftgröße 12).
2. Müssen 3 Locations überprüft werden?
In der Anlage 7 – Leistungsbeschreibung unter Buchstabe B und dem Punkt „Veranstaltungsort“ wird darauf hingewiesen, dass im Angebot drei verschiedene Veranstaltungsorte inklusive einer Ausweisung der Kosten für Miete, Personalkosten, Technik, technischem Personal, Leinwand, Beleuchtung, Maske, Crew-Essen, Bewirtung mit Imbiss und Getränken, Servicekräfte, Stehtische inkl. Tischwäsche etc. aufzuführen sind.
3. Müssen jetzt schon 3 Caterer vorgestellt und angefragt werden?
In der Anlage 7 – Leistungsbeschreibung unter Buchstabe B und dem Punkt „Catering“ wird darauf hingewiesen, dass bereits zur Angebotseinreichung drei Cateringkonzepte von unterschiedlichen Anbietern inklusive Kostenübersicht und unter Bezugnahme der vorgeschlagenen Veranstaltungsorte sowie des angestrebten Veranstaltungskonzepts vorliegen müssen. Ergänzend ist bei der Auswahl des Cateringunternehmens und -konzepts auf Nachhaltigkeit zu achten.
4. Wie tief soll das Kommunikationskonzept sein?
In den Vertrags- und Vergabeunterlagen (Seite 23-25) insbesondere unter a) Konzeptbeschreibung im Hinblick Projektmethodik/Projektabwicklung, Anforderungen und Erwartungen sind die erforderlichen Punkte zum einzureichenden groben Veranstaltungskonzepts beschrieben. Das in diesem Zusammenhang beschriebene Kommunikationskonzept zur Bewerbung des Events soll der Vergabestelle/Auftraggeberin einen Überblick über mögliche Kommunikationsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem vorgestellten Veranstaltungskonzept geben. Weitere Hinweise finden Sie in der Anlage 7 – Leistungsbeschreibung unter C. Leistungsbeschreibung I. Konzeptionelle und inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung:
Entwicklung eines Kommunikationskonzepts zur Bewerbung des Events, die eventbegleitende Kommunikation, für das Teilnehmermanagement sowie für die Nachberichterstattung (über klassische Kanäle: Pressemitteilung, E-Mail, Newsletter etc. und Social Media: bspw. LinkedIn). Hierbei soll auch die Möglichkeit einer Kooperation mit den privaten baden-württembergischen Rundfunkveranstaltern im Rahmen der Berichterstattung, über die Auftraggeberin, mitgedacht und geprüft werden.
5. Die Rechte der eingereichten Unterlagen bleiben bei Nichtbeauftragung bei der Agentur, richtig?
Die Rechte des eingereichten Konzepts/Unterlagen unterliegen bei „Nichtbeauftragung“ weiterhin der jeweiligen Agentur. In diesem Zusammenhang wird auf den Punkt XIII Vergütung der Vergabe- und Vertragsunterlagen hingewiesen, welcher bei Abgabe eins ausreichenden Konzepts und „Nichtbeauftragung“ der jeweiligen Agentur eine Vergütung in Höhe von 1.500,00 € (brutto) gewährt.
6. Wie hoch ist das Budget?
Diese Frage wurde bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs beantwortet (vgl. Bieterfragen und -antworten zum Teilnahmewettbewerb Nr. 1).
7. Wird die Excelliste (Preisblatt aus dem Ausschreibungspaket) für die Angebotsabgabe zwingend benötigt oder kann eine andere Form der Kostenaufstellung genutzt werden?
Um eine Vergleichbarkeit zwischen den Bietern zu gewährleisten ist die Einreichung und damit Verwendung des vorgegebenen Preisblattes erforderlich.
In den Vertrags- und Vergabeunterlagen unter dem Punkt VIII. Struktur des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (Seite 5) umfasst die Angebotseinreichung folgende Punkte:
- ausgefüllte Preisblätter (Excel-Datei)
- Gesamtkonzept für den LFK-Medienpreis 2024 mit allen geforderten Leistungen der Leistungsbeschreibung (siehe Anlage 7) wie auch einen Gesamtzeitplan für den LFK-Medienpreis 2024 (Im Rahmen des Gesamtkonzepts können für die optionalen Zusatzleistungen zusätzlich Angebote in Form von Stunden-/Tagessätzen gemacht werden.)
- Anlage 8 - Mitarbeiterprofile
- Unterschriebene Anlage 5_Datenschutzerklärung (Seiten 1-3)
- Ggf. Verpflichtungserklärung_Unterauftragnehmer
8. In den anzubietenden Veranstaltungslocations soll jeweils eine Bühne und im besten Fall ein Grundstock an Technik vorhanden sein. Wo und wie soll ein zum Konzept passender Mehrbedarf an Technik (Videowalls, Setbau, Personal) abgebildet werden, oder erfolgt diese Bedarfsermittlung und Ausschreibung erst im Verlauf des Austausches nach Angebotsvergabe?
Ausgehend vom jeweiligen Konzept soll eine Bühne und ein Grundstock an Technik vorhanden sein. Die Kosten für die Technik, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung anfallen und vor Ort vorhanden sind, sind im Preisblatt, Tabellenblatt 5. „Veranstaltungsräume“ unter Zeile 3 abzubilden.
Die Auftraggeberin ist direkte Vertragspartnerin für den Veranstaltungsort und den Caterer und übernimmt die Kosten für diese Positionen. Die im Preisblatt, Tabellenblatt 5 auszufüllenden Positionen dienen der Auftraggeberin als Einschätzung der Gesamtkosten und Einhaltung des Budgets.
Alle für die Umsetzung des angestrebten Veranstaltungskonzepts notwendigen Kosten und Auslagen, die nicht am Veranstaltungsort vorhanden sind, sind unter dem jeweiligen Tabellenblatt abzubilden, z. B., „roter Teppich“ unter Tabellenblatt 3, Punkt 3.5 (Dekoration, zusätzliches Mobiliar).
Nach Zuschlagserteilung kann der Auftragnehmer für die einzelnen Leistungen (z. B. Technik, Catering) Nachunternehmen beauftragen, dabei müssen jedoch immer mind. drei Vergleichsangebote eingeholt und der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt werden. Sollte ein Nachunternehmen nicht frei wählbar und an den Veranstaltungsort gebunden sein, muss die Auftraggeberin darüber informiert werden (Anlage 7).
9. Soll der Bedarf von technischem Material zu After Show Party, Rahmenprogramm After Show Party, roter Teppich etc. und die damit verbundenen Kosten abgebildet werden? Wenn ja, unter welchem Punkt? Oder erfolgt diese Bedarfsermittlung und Ausschreibung erst im Verlauf des Austausches nach Angebotsvergabe?
Ja, siehe Antwort auf Frage Nr. 8.
10. Soll das Künstlerprogramm, Moderation etc. und die damit verbundenen Kosten abgebildet werden? Wenn ja, unter welchem Punkt? Oder erfolgt diese Bedarfsermittlung und Ausschreibung erst im Verlauf des Austausches nach Angebotsvergabe?
Ja, siehe Antwort auf Frage Nr. 8.
Hinweis: Die Auftraggeberin übernimmt die Kosten für die Moderatorin/den Moderator.
11. Ist die Betreuung von Sponsoren ebenfalls Teil der Ausschreibung (Wie viele Sponsoren ca.?)
Die Betreuung von möglichen Sponsoren stellt keinen Teil der Ausschreibung dar. Es wird in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass keine Sponsoren im Zusammenhang mit der Umsetzung des LFK-Medienpreises vorgesehen sind und der alleinige Veranstalter die Vergabestelle/Auftraggeberin ist.
12. Darf die Location einen werblichen Namen tragen? „Bsp. Porsche Arena“
Einen werblichen Zusatz/Namen der Location stellt kein Ausschlusskriterium dar.
13. Ist die letztmalige Location als Veranstaltungsort wieder denkbar?
Die letztmalige Location als Veranstaltungsort ist weiterhin denkbar und stellt kein Ausschlusskriterium dar.
14. Werden die Awards von der Auftraggeberin gestellt oder sollen diese im Angebot eingepreist werden?
Die Awards werden von der Vergabestelle (Auftraggeberin) selbst gestellt und sind nicht Teil der ausgeschriebenen Leistungen.
15. Können Sie den Umfang der zu produzierenden Einspieler (Videovorstellung der Jury, Nominierten etc.) beziffern inkl. der Längen?
Die Länge sowie den Umfang der Einspieler für die Jury, Nominierten und/oder Preisträgerinnen und Preisträger hängt vom Veranstaltungskonzept ab und kann im Vorfeld nicht von der Vergabestelle beziffert werden. Als Hintergrundinformation: In der Vergangenheit gab es 10 Wettbewerbskategorien mit jeweils 3 nominierten. Die Kategorien sollen jedoch reduziert werden auf ca. sechs bis acht.
16. Was waren die Mottos der vergangenen 10 LFK Medienpreise?
Die Mottos der letzten zehn Jahre stellen im Hinblick auf die Neukonzeption des LFK-Medienpreises keine Relevanz dar. Zur Orientierung finden Sie nachfolgend die Mottos der letzten drei LFK-Medienpreise:
2019 – Media Moments
2020/2021 – Your Media
2022 – Media Voices
17. Wie sah das Veranstaltungs- Corporate Design in den letzten Jahren aus? Gibt es hier eventuell eine Übersicht?
Das Corporate Design wurde in den vergangenen Jahren jeweils auf Basis des aktuellen Mottos entwickelt und individuell gestaltet.
Im Rahmen der Neukonzeption und als Bestandteil der Ausschreibung soll nun jedoch eine Basis-Grafiklinie in Anlehnung des LFK-Corporate-Designs mit mehrjähriger Nutzung und Anpassungsmöglichkeiten angeboten werden (Vgl. Anlage 7 – Leistungsbeschreibung Punkt I - Konzeptionelle und inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung. und Punkt II - Corporate Design und digitale Marketingmaßnahmen).
18. Entwicklung eines Corporate Designs etc., auch zur digitalen Verwendung. Können Sie hier bitte den Umfang „digitale Verwendung“ und die Kanäle benennen?
Der Umfang hängt sowohl vom Veranstaltungs- als auch vom geplanten Kommunikationskonzept ab. Die LFK kommuniziert zum LFK-Medienpreis hauptsächlich über die eigene Website sowie Social Media.
19. Ist die Programmierung der Website Bestandteil des Auftrages, oder nur das Design für eine Programmierung durch Dritte (im Auftrag der Auftraggeberin)
Eine Programmierung einer entsprechenden Website ist für die ausgeschriebene Konzeption und Durchführung des LFK-Medienpreises 2024 und 2025 nicht vorgesehen und auch nicht Bestandteil der Leistungsbeschreibung (Anlage 7). Teil der zu vergebenen Leistung soll eine Grafiklinie zur Bewerbung, Berichterstattung (Vor, während und nach der Preisverleihung beinhalten) und auf der Website der LFK durch verschiedene Formate abbildbar/nutzbar sein.
20. Wo liegt aus Ihrer Sicht der Fokus der Veranstaltung (Preisträger, Networking, mediale Aufmerksamkeit, digitale Darstellung, Bühnenprogramm, technische Highlights etc.)?
Entsprechend der Angaben in der Anlage 7 C. I. – Konzeptionelle und inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung soll der Fokus des Veranstaltungskonzepts (auch budgetär) auf der Präsentation der Nominierten, Preisträgerinnen und Preisträger sowie deren Beiträge liegen.
21. Im Dokument „Checkliste für den Bieter“ ist aufgeführt, dass ein Gesamtkonzept mit u.a. auch einem Zeit- und Kostenplan eingereicht werden muss. Wird unter Kostenplan verstanden, dass Kostenblöcke im Konzeptgrob dargestellt werden sollen? Bei den Kostenblöcken würden wir uns am Dokument „Preisblatt“ orientieren.
Der in der Checkliste aufgeführte Kostenplan bezieht sich auf das Preisblatt, welches bei der Angebotseinreichung – u. a. zur Vergleichbarkeit – zwingend in der zur Verfügung gestellten Weise eingereicht werden muss.
22. Das Dokument „Preisblatt“ muss auch in dieser Runde ausgefüllt eingereicht werden oder noch nicht? (Weil es im Dokument „Checkliste für den Bieter“ nicht aufgeführt wird).
Im Rahmen eines ersten Angebots haben die drei aufgeforderten Bieter ein erstes Angebot in Form eines Gesamtkonzepts, das alle geforderten Leistungen der Leistungsbeschreibung (siehe Anlage 7) beinhaltet, und das ausgefüllte Preisblatt abzugeben.
Die drei aufgeforderten Bieter haben per E-Mail an medienpreis-ausschreibung(at)lfk.de ein passwortgeschütztes erstes Angebot als PDF-Datei abzugeben. Das Angebot besteht aus den ausgefüllten Preisblättern und einem Gesamtkonzept für den LFK-Medienpreis 2024, das alle geforderten Leistungen der Leistungsbeschreibung (siehe Anlage 7) wie auch einen Gesamtzeitplan für den LFK-Medienpreis 2024 beinhaltet. Dieses Gesamtkonzept kann, muss jedoch nicht, in Form einer PowerPoint-Präsentation eingereicht werden. Im Rahmen des Gesamtkonzepts können für die optionalen Zusatzleistungen zusätzlich Angebote in Form von Stunden-/Tagessätzen gemacht werden.
23. Gibt es für das Konzept eine vorgeschriebene, maximale Länge/Seitenanzahl?
Das Gesamtkonzept darf insgesamt 25 Seiten (DIN A4, Schriftgröße 12) nicht überschreiten. Dieses Gesamtkonzept kann, muss jedoch nicht, in Form einer PowerPoint-Präsentation eingereicht werden. Diesem ersten Angebot sind die Vorgaben für dieses Vergabeverfahren, insbesondere die Leistungsbeschreibung sowie die Vorgaben für den Vertrag (siehe vertragliche Bestimmungen unter Punkt C. der Vergabe und Vertragsunterlagen) unverändert zugrunde zu legen. (Siehe Seite 24 der Vertrags- und Vergabeunterlagen)
