Datenschutzerklärung "Microsoft Teams"

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK)
Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Präsidenten Dr. Wolfgang Kreißig

Reinsburgstraße 27
70178 Stuttgart
Deutschland

Telefon: 0711 66991-0
Fax: 0711 66-991-11
E-Mail: info(at)lfk.de

„Verantwortliche Stelle“ ist die Stelle, die personenbezogene Daten (z. B. Namen, E-Mail- Adressen etc.) erhebt, verarbeitet oder nutzt.

Datenschutzbeauftragte der LFK

Tercenum AG
E-Mail: datenschutz@lfk.de
Telefon: 0711 66991-29

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir nutzen Microsoft Teams zum Zwecke des Austausches, der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der LFK sowie mit externen Partnern und sonstigen Dritten.

Wenn Sie die Teams Anwendung unter (https://lfkbw.onmicrosoft.com) nutzen, werden hierbei personenbezogene Daten von Ihnen erhoben und gespeichert. Dabei handelt es sich um Ihre IP-Adresse, gegebenenfalls Ihre Microsoft-Zugangsdaten, soweit Sie nicht als Gast partizipieren, sowie Informationen über das von Ihnen genutzte Gerät (Log-Daten). Ferner werden auch Daten über die Anrufqualität erhoben. Gegebenenfalls umfasst die Verarbeitung auch personenbezogene Daten innerhalb von Dokumenten, welche Sie über Microsoft Teams mit uns teilen (Inhalte).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Abwicklung der Kommunikation über Microsoft Teams, zur Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten, zur Sicherung der IT-Systeme gegen unberechtigten Zugriff durch Dritte sowie zur Verbesserung der Systemstabilität. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Log-Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig: Möchten Sie an einer Videokonferenz oder einem Austausch über Microsoft-Teams nicht teilnehmen, haben Sie die Möglichkeit, stattdessen auf ein anderes Kommunikationssystem wie das Telefon oder einen Austausch via E-Mail zurückzugreifen.

Gegebenenfalls werden von Ihnen zur Verfügung gestellte Inhalte im Rahmen unseres öffentlichen Auftrages weiterverarbeitet. Rechtsgrundlage für diese Weiterverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, Abs. 3, § 4 LDSG.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich. Log-Daten können von uns grundsätzlich nur abgerufen werden, wenn dies von mehreren Fachverantwortlichen gemeinsam autorisiert wird. Ferner werden die von Ihnen erhobenen und gespeicherten Daten an unsere Auftragsdatenverarbeiterin, die Datagroup Stuttgart GmbH, Wilhelm-Schickard-Str. 7, 72124 Stuttgart sowie deren Auftragsdatenverarbeiterinnen aus dem Datagroup-Konzern, die mit der Administration der Teams-Anwendung betraut sind, weitergegeben, was nur in dem dafür erforderlichen Umfang geschieht. Den Schutz der Daten stellen wir bei dieser Verarbeitung im Auftrag durch vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie ergänzende Kontrollen sicher. Eine darüberhinausgehende Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich bzw. durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet.

Auftragsverarbeitung und Verarbeitung Ihrer Daten durch die Microsoft Corporation

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine Anwendung der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, Vereinigte Staaten von Amerika. Die europäische Niederlassung von Microsoft, Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland ist unsere Auftragsdatenverarbeiterin für die Bereitstellung der Teams-Anwendung. Der Datenverkehr wird hierfür vorrangig über europäische Rechenzentren geroutet, nur im Falle von Ausfällen oder Kapazitätsengpässen bleibt der Transport über Server in Drittstaaten, insbesondere den USA, vorbehalten. Dies geschieht auf der Grundlage des Durchführungsbeschlusses (EU) 2019/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß der Verordnung (EU) 2016/976, der gemäß unserer Lizenzvereinbarung mit Microsoft im Datenschutznachtrag von Microsoft (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA?year=2021) ergänzt wird. Ferner verarbeitet Microsoft nach eigenen Angaben bei der Nutzung von Microsoft Teams folgende weitere personenbezogene Daten: Support- und Feedbackdaten, welche Sie im Rahmen der Nutzung ggfs. an Microsoft übermitteln, sowie Diagnose und Dienstdaten, also Daten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung (diese personenbezogenen Daten ermöglichen es Microsoft, den Dienst bereitzustellen [Problembehandlung, Sicherung und Aktualisierung des Produkts sowie Überwachung der Leistung] sowie einige interne Geschäftsvorgänge auszuführen, z. B. Ermitteln des Umsatzerlöses, Entwickeln von Metriken, Ermitteln der Dienstnutzung, Durchführen der Produkt- und Kapazitätsplanung). Die Nutzung zu eigenen Zwecken in diesem Umfang ist obligatorische Voraussetzung für den Abschluss eines Lizenzvertrages mit Microsoft; darüberhinausgehende dispositive Nutzungen zu eigenen Zwecken sind vertraglich ausgeschlossen. In diesem Umfang ist die Microsoft Corporation gemäß ihrer Datenschutzbestimmungen (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy) unabhängige Datenverantwortliche und damit für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen selbst verantwortlich. Diese Verarbeitung durch Microsoft erfolgt nach deren Angabe auf Grundlage der legitimen Interessen von Microsoft (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f, ErwGr 47 DSGVO).

Datenlöschung und Speicherdauer

Sämtliche durch die LFK verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange und soweit gespeichert, bis der Zweck der Speicherung entfällt. Log-Daten werden dabei grundsätzlich 90 Tage lang gespeichert. Im Falle verdächtiger Aktivitäten kann diese Speicherdauer im Einzelfall manuell ausgedehnt werden, worüber wie Sie in diesem Falle unverzüglich informieren werden. Inhalte werden grundsätzlich solange gespeichert, bis der den Inhalten zu Grunde liegende Lebenssachverhalt abgeschlossen ist. Gegebenenfalls werden Ihre Angaben bei aktenrelevanten Vorgängen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen zur Aktenführung gespeichert und nach den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften gelöscht.

Daten, welche durch Microsoft verarbeitet werden, werden gemäß deren Datenschutzerklärung während des „für die Bereitstellung minimal erforderlichen Zeitraumes“ gespeichert und gelöscht (vgl. https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy).

Ihre Rechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Für Datenverarbeitungen durch Microsoft können Sie diese Rechte auch gegenüber Microsoft geltend machen. Wenden Sie sich hierfür an deren EU Data Protection Officer, Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland / Telefon: +353 1 706 3117.

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich an unsere Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, zu wenden.

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

Nähere Informationen allgemein zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Internetangebots entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.